Pengadaan Yang Mengada-Ada

(Tulisan 1 dari 101 Permasalahan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah)

Pasal 1 Ayat 1 Peraturan Presiden (Perpres) Nomor 54 Tahun 2010 dan Perubahannya menekankan bahwa Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah adalah kegiatan untuk memperoleh barang/jasa yang prosesnya dimulai dari identifikasi kebutuhan hingga diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang/jasa pemerintah.

Dari pasal ini amat jelas bahwa tahapan pengadaan barang/jasa pemerintah diawali dengan identifikasi kebutuhan, yang berarti harus dimulai dengan proses mengidentifikasi apa saja yang dibutuhkan oleh Kementerian/Lembaga/Daerah/Institusi dalam menjalankan tugas untuk mensejahterakan kehidupan rakyat dan untuk membangun bangsa dan negara.

Namun kalau kita melihat realitas di lapangan, amat banyak pelaksanaan pengadaan yang tumbuh subur bagaikan ilalang di tengah ladang padi. Tidak pernah direncanakan, tidak pernah dibicarakan, tidak pernah didiskusikan malah muncul mendadak bagaikan siluman. Tiba-tiba anggarannya ada, tiba-tiba lelangnya dilaksanakan, malah ada yang tiba-tiba sudah dikerjakan tanpa tahu prosesnya ada atau tidak ada.

Inilah yang disebut dengan pengadaan yang mengada-ada.

Need vs Want

Tahapan pertama pengadaan jelas merujuk kepada identifikasi kebutuhan dan bukan keinginan. Perbedaan mendasar dari keduanya adalah, kebutuhan didasarkan kepada kondisi nyata yang memang didasarkan pada data, fakta, dan informasi riil di lapangan, sedangkan keinginan lebih banyak muncul dengan alasan subjektifitas semata.

Mari kita contohkan dengan pengadaan komputer yang hendak dilaksanakan oleh salah satu institusi pemerintah.

Apabila hendak mengadakan komputer dan menyusun spesifikasi teknis, maka dasar pengambilan spesifikasi biasanya didasarkan dengan “spek yang tercanggih saat ini.”

Maka muncullah Processor yang akan diadakan minimal Intel Core i7

Memori minimal 32 Giga Byte

Hard Disk minimal 2 Tera Byte

Bahkan Monitor minimal berukuran 32″

Apabila ditanyakan, “hendak digunakan untuk apa?” Maka jawabannya adalah hendak digunakan untuk “mengetik surat.”

Tentu kita akan terperangah mendengar maksud pengadaan dan dibandingkan dengan spesifikasi yang diinginkan. Alasan klasik yang sering disampaikan adalah “supaya komputer ini bisa digunakan bertahun-tahun tanpa harus ketinggalan jaman dan spesifikasi.”

Kebetulan penulis pernah jadi teknisi komputer pada tahun 1998 sampai 2002. Salah satu pekerjaan yang penulis lakukan adalah berkeliling dari satu kantor ke kantor lain untuk melakukan perbaikan dan perawatan komputer. Dari 100% komputer rusak yang pernah ditangani, 100% harddisk-nya tidak pernah penuh. Bahkan sebagian besar dari isi harddisk tidak berisi data pekerjaan. Bisa dirata-ratakan, komposisinya adalah 5% data (file wordprocessing seperti .doc, xls, ppt, dll sejenisnya), 10% aplikasi, dan sisanya didominasi dengan Film dan Musik.

Ini berarti keberadaan dan spesifikasi komputer saat ini masih jauh dibawah kemampuannya, sehingga tidak memerlukan spesifikasi tercanggih dan harga termahal untuk melaksanakan tugas sehari-hari. Belum lagi banyak pengadaan komputer yang dilengkapi dengan speaker untuk setiap komputer yang dibeli. Kalau ada 20 unit, maka terdapat 20 unit speaker juga. Coba bayangkan apabila 20 komputer tersebut terpasang pada ruang yang sama dan dioperasikan oleh 20 orang dengan 20 selera musik yang berlainan, maka akan terjadi “perang suara” di ruangan tersebut.

Bagaimana Memulai Identifikasi Kebutuhan?

Tahapan awal dalam memulai identifikasi kebutuhan adalah dengan memperhatikan Visi dan Misi dari K/L/D/I.

Visi dan Misi adalah tujuan akhir yang hendak dicapai oleh institusi. Seorang kepada daerah, saat berkampanye, tentu mengusung visi dan misi masing-masing, Kepala daerah tersebut juga terpilih karena rakyat di daerahnya setuju dengan Visi dan Misi yang diusung serta akan menunggu perwujudan visi dan misi tersebut saat kepala daerah menjabat selama satu periode.

Setelah terpilih, maka untuk mewujudkan janji-janji selama kampanye, kepala daerah membentuk “kabinet” dalam bentuk menunjuk Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah atau SKPD untuk melaksanakan proses pencapaian visi dan misi secara detail dan terukur sesuai bidang tugas masing-masing.

Setiap kepala daerah, akan menguraikan visi dan misi tersebut menjadi Rencana Strategis (Rensta) yang dituliskan dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM) yang memiliki jangka waktu sesuai masa tugas dan nantinya harus dipertanggungjawabkan pencapaiannya pada akhir masa jabatan.

Disinilah munculnya identifikasi kebutuhan dalam bidang pengadaan barang/jasa.

Pengadaan muncul sebagai akibat strategi untuk mencapai visi dan misi. Pengadaan dipetakan berdasarkan kegiatan dan program sebagai perwujudan dari strategi pembangunan daerah. Bahkan sebenarnya pengadaan dapat diprediksi selama masa jabatan kepala daerah.

Tidak ada pengadaan yang sifatnya mendadak, kecuali apabila terjadi keadaan kahar atau force majoure. Semua terukur hingga masa akhir jabatan.

Pengadaan dan Anggaran

Salah satu kebiasaan buruk yang terjadi dari sisi perencanaan pengadaan adalah perencanaan pengadaan disesuaikan dengan alokasi anggaran yang tersedia. Sehingga ilmu utama perencanaan pengadaan berubah menjadi ilmu “cocoknisasi.”

Jumlah dan nilai pengadaan tidak berdasarkan kebutuhan melainkan seberapa banyak pengadaan tersebut dapat menghabiskan anggaran. Setiap K/L/D/I diberikan “jatah” anggaran bukan berdasarkan kebutuhan, melainkan berdasarkan persentase tertentu yang kadang tidak masuk akal dan tanpa penelahaan sebelumnya. Sehingga yang terjadi adalah saling berlomba-lomba untuk menghabiskan anggaran. Muncullah nilai keberhasilan suatu institusi dilihat dari seberapa cepat dan seberapa besar anggaran yang mempu dihabiskan, bukan seberapa cepat dan efektif dalam mencapai program yang direncanakan.

Selamat datang pada dunia “pengadaan yang mengada-ada.”