Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa

Tahun 2011 telah memasuki tahap akhir dan beberapa bulan lagi kita akan memasuki tahun 2012. Tenang saja, belum tentu akan ada kiamat pada tahun 2012 😀

Tetapi yang pasti, apabila proses pengadaan barang/jasa tidak direncanakan dengan baik, maka kiamat “audit” akan terjadi pada tahun 2012 dan tahun 2013.

Kok bisa sampai ada “kiamat audit?”

Karena sebagian besar permasalahan terjadi karena lemahnya perencanaan. Bahkan saya sering menyampaikan bahwa lebih dari 80% kasus-kasus pengadaan terjadi karena perencanaan yang tidak benar.

Apa contohnya?

Kasus Mark up, terjadi karena rencana kebutuhan dan harga tidak dilakukan dengan baik…

Kasus penyedia yang sudah diatur, terjadi karena memang sudah direncanakan untuk menang sebelum lelang :D. Istilah saya, sudah terjadi ijab kabul sebelum proses pesta, malah sudah dilengkapi dengan mahar segala…

Kasus dokumen yang amburadul, terjadi karena perencanaan pelelangan yang tidak benar…

Satu lagi, tahukah kita bahwa sebenarnya penyusunan KAK dan pengumuman Rencana Umum Pengadaan (RUP) untuk lelang tahun 2012 sudah harus selesai sebelum akhir  2011?

Hal ini dapat dilihat pada 2 gambar di bawah ini (apabila kurang jelas, silakan gambarnya di klik).

Gambar di atas menunjukkan proses Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa di Kementerian/Lembaga yang merupakan gabungan antara Peraturan Presiden (Perpres) Nomor 54 Tahun 2010, Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 21 Tahun 2004, dan PP Nomor 90 Tahun 2010.

Untuk proses Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa di Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) maka dapat dilihat pada gambar di bawah ini:

Gambar di atas menunjukkan proses Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa di Kementerian/Lembaga yang merupakan gabungan antara Peraturan Presiden (Perpres) Nomor 54 Tahun 2010 dan PP Nomor 58 Tahun 2005.

Adapun tahap dan hal-hal yang harus diperhatikan pada Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa adalah:

1. Identifikasi Kebutuhan

   Tahap ini adalah awal dari perencanaan pengadaan dan merupakan tahapan yang sering diabaikan karena tidak paham terhadap perencanaan.

   Idealnya, sesuai dengan konsep Anggaran berbasis kinerja, maka setiap pengadaan barang diambil dari Visi, Misi dan Strategi untuk mencapai tujuan. Untuk mencapai visi dan misi serta untuk menjalankan strategi, dibutuhkan barang/jasa yang nantinya diurai berdasarkan satuan waktu. Inilah yang biasa disebut dengan rencana kerja atau Renja K/L/D/I.

   Identifikasi kebutuhan ini dilakukan berdasarkan kebutuhan riil yang merupakan jumlah kebutuhan barang/jasa yang diperoleh berdasarkan hasil identifikasi kebutuhan barang/jasa terhadap rencana kegiatan yang ada di dalam Renja K/L/D/I, dikurangi dengan jumlah barang/jasa yang telah tersedia/dimiliki dan yang sejenis/sesuai spesifikasi yang diperlukan serta memenuhi syarat kelayakan.

   Jangan sampai terjadi kebutuhan dirancang berdasarkan anggaran, sehingga yang seharusnya anggaran berbasis kinerja malah berbalik menjadi kinerja berbasis anggaran.
   Salah satu contoh kesalahan perencanaan adalah, jumlah komputer yang diadakan melebihi jumlah pegawai pada satu satker, karena setiap ada anggaran, maka langsung dibelikan komputer.

2. Penyusunan dan Penetapan Rencana Penganggaran

   Pengadaan barang/jasa tidak hanya memperhatikan biaya barang/jasa itu sendiri, melainkan harus memperhitungan biaya administrasi dan biaya pendukung barang/jasa yang akan diadakan.

   Salah satu contohnya adalah biaya instalasi, uji coba dan pelatihan terhadap barang/jasa. Jangan sampai membeli AC dan setelah ada penyedia barangnya, maka AC hanya disimpan di dalam gudang tanpa dipasang, karena tidak ada biaya untuk pemasangan AC tersebut.

   Juga harus dianggarkan biaya untuk penggandaan dokumen pemilihan sehingga tidak ada lagi penarikan biaya penggandaan pada saat pendaftaran penyedia.

3. Penetapan Kebijakan Umum tentang Pemaketan Pekerjaan

   Salah satu penyebab lambatnya daya serap adalah proses lelang yang tertunda. Salah satu penyebab proses lelang tertunda adalah revisi anggaran yang dilakukan menjelang pelaksanaan pengadaan. Salah satu penyebab dilakukannya revisi adalah pemaketan pekerjaan yang tidak sesuai.Ketidak sesuaian pemaketan pekerjaan ini menjadi salah satu penyebab rendahnya kualitas pengadaan barang/jasa, utamanya untuk memenuhi kualifikasi dari penyedia barang/jasa. Contohnya, dilakukan pengadaan laboratorium komputer senilai 3 Miliar Rupiah. Komponen lab. komputer tersebut adalah Furniture, PC, dan AC. Karena dilakukan 1 paket, maka panitia menetapkan SIUP penyedia yang dapat mengikuti pelelangan adalah SIUP Furniture, Komputer, dan Elektrikal. Tentu saja perusahaan yang bisa ikut adalah perusahaan “Palugada” atau “Apa Lu Mau Gua Ada.”
   Perusahaan yang benar-benar ahli di bidang komputer, tidak akan memiliki SIUP furniture dan sebaliknya.
   Hal seperti inilah yang menyebabkan biaya tinggi dan jalan untuk mencapai hasil pengadaan yang tidak berkualitas.

   Salah satu yang harus diperhatikan pada pemaketan selain kesesuaian teknis adalah kebijakan untuk mengutamakan usaha mikro, kecil dan koperasi kecil.

4. Penetapan Kebijakan Umum tentang Tata Cara PengadaanTata cara pengadaan yang perlu ditetapkan adalah apakah pengadaan tersebut dilakukan dengan cara swakelola atau dengan menggunakan penyedia barang/jasa.

   Terkadang karena hal ini diabaikan, maka baru kalang kabut kalau menjelang akhir tahun. Yang seharusnya menggunakan penyedia barang/jasa malah direncanakan dengan swakelola, sehingga begitu hendak diubah maka waktu pelelangan dan pelaksanaan pekerjaan menjadi tantangan besar.

   Pemilihan metode swakelola juga sering didasarkan kepada “kebiasaan” tanpa melihat rambu-rambu yang sudah jelas dipaparkan pada Pasal 26 Ayat 2 Perpres 54 Tahun 2010

5. Penyusunan Kerangka Acuan Kerja (KAK)Salah satu salah kaprah yang sering terjadi dalam pengadaan adalah pemahaman bahwa KAK itu hanya untuk Jasa Konsultansi. Padahal, KAK dibutuhkan untuk seluruh jenis pengadaan.
   Di dalam KAK ditetapkan uraian pekerjaan, waktu pelaksanaan , spesifikasi teknis, dan besarnya biaya total yang dibutuhkan.

   Khusus untuk Jasa Konsltansi agar memperhatikan kesesuaian antara jenis tenaga ahli yang dibutuhkan dengan jenis pendidikan akademik yang tersedia. Saya pernah melihat sebuah KAK menuliskan tenaga ahli laboratorium tanpa merinci jenis pendidikan yang dibutuhkan, padahal laboratorium itu amat luas ruang lingkupnya, bisa lab. IPA, Fisika, Elektro, Komputer, dan lain-lain.

6. Penyusunan Jadwal Kegiatan PengadaanJadwal kegiatan yang disusun adalah jadwal kegiatan pengadaan, bukan jadwal kegiatan pelelangan, sehingga pada jadwal ini harus tergambar tahapan rencana umum pengadaan, persiapan, pelelangan/pelaksanaan swakelola, pelaksanaan pekerjaan hingga serah terima, serta pemeliharaan apabila diperlukan.

   Dengan adanya jadwal ini, maka tahapan pengadaan dapat dimonitor pelaksanaannya, apakah sudah sesuai dengan perencanaan atau tidak.

7. Pengumuman Rencana Umum PengadaanPA mengumumkan Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa K/L/D/I secara terbuka kepada masyarakat luas setelah rencana kerja dan anggaran (RKA) K/L/D/I yang bersangkutan disetujui oleh DPR/DPRD.

   Pengumuman dilakukan secara terbuka melalui Website K/L/D/I, Papan Pengumuman Resmi untuk Masyarakat, dan Portal Pengadaan Nasional melalui LPSE.

Untuk mempermudah melaksanakan perencanaan pengadaan, LKPP sudah menyeluarkan Pedoman Umum Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa yang dapat diunduh disini.

Mari wujudkan perencanaan pengadaan yang matang sehingga menghasilkan pengadaan yang kredibel untuk menyejahterakan masyarakat.