“The hardest training i ever had…”

Kalimat sesuai judul adalah kalimat seorang rekan saya yaitu bapak Heldy Yudiyatna melalui status BBM. Kami berdua ditambah beberapa rekan instruktur pengadaan barang/jasa (PBJ) LKPP saat ini sedang mengikuti pelatihan sertifikasi internasional pengadaan barang/jasa pemerintah yang dilaksanakan oleh LKPP di Hotel Ibis Kemayoran.

Terus terang, ungkapan itu berlaku juga untuk saya. Bahkan hari senin kemarin (18 Juni 2012) sempat didera sakit kepala dan pusing karena terlalu memaksakan diri untuk belajar.

Ini adalah pelatihan terberat seumur hidup yang pernah saya ikuti. Bukan dari segi fisik, karena kalau dari segi fisik, pelatihan atau On The Job Training (OJT) tahun 1995-1996 yang pernah saya ikuti di NV. Hadji Kalla (saat ini sudah berubah menjadi PT. Hadji Kalla) adalah yang terberat. Salah satu akibatnya adalah saya sampai kena gejala thypus beberapa kali pada pelatihan tersebut.

Beratnya pelatihan internasional adalah dari luasnya materi yang dipelajari berbanding dengan waktu yang disediakan.

Berdasarkan informasi dari penyelenggara, materi yang kami pelajari, berupa 6 Modul pada Modular Learning System in Supply Chain Management (MLS-SCM) yang dikeluarkan oleh International Trade Centre (ITC) normalnya diberikan dalam jangka waktu 6 (enam) bulan, namun kami hanya diberikan waktu 11 (sebelas) hari dan sudah termasuk ujian sertifikasi Internasional selama 2 (dua) hari, sehingga secara umum waktu untuk mempelajari 6 modul adalah 6 hari ditambah 3 hari belajar mandiri.

Ini sama dengan mempelajari materi 1 bulan dalam jangka waktu 1 hari.

Juga sama dengan membaca coursebook ratusan halaman + mengerjakan workbook puluhan halaman + memelototi presentasi puluhan halaman dalam jangka waktu kurang dari 24 jam 🙁

Belum lagi membuat rangkuman materi menggunakan MindMap yang kalau dilihat setelah jadi, diprint pakai kertas A3 saja masih belum muat 🙁

Terus terang, materinya memang luar biasa, bahkan inilah sebenarnya yang mendasari aturan-aturan pengadaan di dunia, termasuk Perpres Nomor 54 Tahun 2010 dan perubahannya.

Banyak pola pikir baru yang tertuang di dalam ilmu ini yang masih “asing” pada tataran pemerintahan karena memang tidak pernah dilaksanakan. Hal-hal ini justru menjadi kunci keberhasilan pengadaan pada sektor industri.

Secara keseluruhan, ruang lingkup MLS-SCM lebih dari 20 modul, namun yang saat ini kami pelajari baru 6 modul pertama.

Modul 1 – Understanding the Corporate Evirontment

Modul ini adalah modul awal dari MLS-SCM yang membahas mengenai konsep dasar dari Supply Chain Management, keputusan utama dalam pengadaan dan pemasokan yang dipengaruhi oleh lingkungan perusahaan, serta hal-hal lain yang mempengaruhi pengadaan dan pemasokan dikaitkan dengan budaya perusahaan.

Modul ini mempelajari mengenai tipe-tipe organisasi, bagaimana memahami budaya, visi, misi, sasaran serta strategi dalam sebuah organisasi, dan fungsi pengadaan dan pemasokan barang/jasa dikaitan dengan jenis dan budaya institusi/organisasi/perusahaan.

Modul 2 – Specifying Requirement & Planning Supply

Modul ini sebenarnya sangat diperlukan dalam pengadaan barang/jasa karena mempelajari mengenai bagaimana menyusun kebutuhan dan spesifikasi.

Yang menarik, penyusunan kebutuhan pada modul ini tidak sekedar dari sisi buyer saja melainkan sampai harus melihat sinkronisasi supplier, termasuk bagaimana moda transportasi yang digunakan serta jangka waktunya.

Menyusun jumlah kebutuhan (quantity) juga diperdalam sampai ke analisa kebutuhan beberapa tahun ke depan dalam bentuk perhitungan prediksi.

Inti dari modul 2, dapat dilihat pada gambar di bawah ini:

Modul 3 – Analysing Supply Market

Modul ini mempertajam analisi kebutuhan pada modul 2 dengan analisa pasar yang mampu menghasilkan daftar skala prioritas dalam pengadaaan barang/jasa berdasarkan nilai (expenditure) maupun berdasarkan tingkat resiko (impact/risk) terhadap strategi perusahaan.

Analisa tidak hanya dilakukan pada sisi corporate atau institusi, melainkan pada sisi supplier juga harus melakukan analisa ini sehingga mampu menganalisis apakah perusahaannya mampu berkompetisi pada pangsa pasar yang sudah ada.

Inti dari modul ini adalah:

Modul 4 – Developing Supply Strategies

Setelah memahami kebutuhan serta pangsa pasar yang sesuai dengan kebutuhan tersebut, saatnya memahami bagaimana cara pelaksanaan pengadaan dan metode perjanjian/ikatan yang akan dilaksanakan.

Modul ini membagi dimensi nilai pembelanjaan (expenditure) dan akibat/resiko (impact/risk) dari barang/jasa ke dalam 4 quadran, yaitu Routine, Leverage, Bottleneck, dan Critical.

Setiap quadran memiliki karakteristik pengadaan masing-masing, seperti untuk routine yang nilai pengadaannya rendah dan faktor resikonya rendah (low expenditure – low impact), maka jenis barangnya sudah pasti barang yang standar dan penyedianya baranyak di pasaran. Contohnya adalah kertas untuk perkantoran kehari-hari.

Karena sifatnya sederhanya, maka strategi pengadaannya juga harus sederhana agar dapat dilaksanakan secara elektif dan efisien, misalnya pengadaannya jangan ke banyak penyedia, cukup kepada penyedia yang memberikan harga terbaik melalui pengadaan langsung.

Modul 4 inilah yang mendasari metode pemilihan penyedia (lelang umum, lelang terbatas, lelang sederhana, penunjukan langsung, pengadaan langsung, dan seleksi) serta jenis kontrak (lumpsum, harga satuan, tahun tunggal, tahun jamak, dll) yang saat ini dikenal pada Perpres 54 Tahun 2010.

Dengan mempelajari modul ini, maka filosofi dasar yang melandasi aturan tersebut akan dipahami.

Modul 5 – Appraising & Short-listing Suppliers

Pengadaan tanpa supplier dipastikan tidak akan dapat berjalan. Namun supplier yang tidak memiliki kapabilitas dan motivasi akan menjadi sumber masalah.

Oleh sebab itu, modul 5 mendalami tata cara untuk melaksanakan penilaian terhadap supplier, khususnya mengenai cara menilai kapabilitas dan motivasi dari supplier.

Pada modul ini, diperkenalkan Supplier Perception Model, yaitu model yang menggambarkan persepsi penyedia terhadap institusi.

Mungkin kita pernah merasakan ada penyedia yang tiap hari datang minta jatah pengadaan tetapi di sisi lain, ada juga penyedia yang sama sekali menolak untuk menjadi penyedia di tempat kita. Motivasi inilah yang dibagi menjadi 4 quadran, yaitu Marginal, Exploit, Develop, dan Core.

Modul ini juga memberikan informasi mengenai cara mengukur kemampuan keuangan perusahaan dari neraca yang ada. Hal ini bertujuan untuk mencegah terjadinya kontrak jangka panjang yang gagal karena secara keuangan sebenarnya perusahaan tersebut sedang menuju kepada kebangkrutan.

Modul 6 – Obtaining & Selecting Offers

Modul ini merupakan modul terakhir dari MLS-SCM tingkat pertama dan merupakan dasar dari evaluasi pengadaan barang/jasa.

Modul 6 membagi cara memiliki dan melaksanakan evaluasi penawaran menjadi 3 dimensi, yaitu metode yang digunakan (informal, enquery/quotation, formal tendering, and e-marketplaces), kriteria untuk mengevaluasi dokumen penawaran (based on price, based on costs, and based on supplier’s capability & motivation), dan jumlah supplier yang diundang untuk mengikuti pengadaan (single supplier, selected suppliers, and open competition).

Setiap dimensi dijelaskan dengan tegas dan tahapan-tahapan untuk melaksanakannya.

Inti dari modul 6 adalah:

Saya acung jempol terhadap penulis modul-modul ini, karena setiap isinya begitu jelas dan terang memaparkan filosofi dasar dari Supply Chain Management, yang walaupun baru 6 modul saya pelajari, telah mampu membuka wawasan berpikir begitu luas.

Semoga ilmu ini dapat bermanfaat.