Pada tulisan di bagian I telah dibahas mengenai pengertian umum pengadaan barang/jasa juga mengenai persyaratan penyedia barang/jasa. Pada bagian II, dibahas mengenai jenis dan metode pengadaan barang/jasa termasuk tata cara evaluasi yang digunakan pada saat pengadaan baran/jasa.
Tulisan kali ini akan membahas mengenai prosedur dan tahapan yang dilaksanakan untuk melaksanakan pengadaan barang/jasa secara umum.
Saya akan mencoba untuk membahas setiap langkah sesuai dengan aturan yang ada dan hal-hal yang harus diperhatikan, baik oleh penyedia barang/jasa maupun oleh panitia.
Contoh di bawah ini adalah untuk Pengadaan Barang/Jasa Pemborongan/Jasa lainnya dengan Metode Penilaian Kualifikasi secara Pascakualifikasi, Metode Pemilihan Penyedia Barang/jasa secara Lelang Umum, Metode Penyampaian Dokumen Penawaran Satu Sampul dan Metode Evaluasi Penawaran Sistem Gugur.
- Pengumuman.
Pengumuman pelelangan sebenarnya bertujuan untuk memberikan informasi seluas-luasnya kepada masyarakat tentang rencana pengadaan barang/jasa. Pengumuman dilaksanakan selama 7 (tujuh) hari kerja dimana pada hari pertama pengumuman dilaksanakan melalui media cetak/koran (untuk nilai di atas 1 Milyar, dipasang pada koran nasional dan propinsi, sedangkan dibawah 1 Milyar cukup pada koran propinsi, kecuali penyedia barang/jasa untuk pekerjaan tersebut kurang dari 3 perusahaan di propinsi tersebut, maka diumumkan juga di koran nasional).
Selain melalui koran, maka pengumuman juga harus ditempel pada papan pengumuman institusi dalam jangka waktu 7 hari kerja.
Nah, dalam pelaksanaannya, banyak yang cukup “aneh” dilakukan oleh pengguna barang/jasa di dalam menyampaikan pengumuman di media massa, utamanya koran nasional. Dimana di dalam Keppres telah jelas bahwa pengumuman tersebut harus menjelaskan secara singkat jenis pekerjaan dan perangkat yang akan diadakan, waktu pengambilan dokumen serta persyaratan peserta. Namun, banyak diantara pengumuman tersebut hanya mencantumkan nama kegiatan dan sebuah kalimat “Untuk informasi lebih jelas, silakan datang ke kantor…..” Atau “untuk informasi lebih detail, silakan melihat papan pengumuman yang ditempel pada…” Kalau seperti ini, untuk apa diumumkan di surat kabar ? - Pendaftaran dan Pengambilan Dokumen Penawaran.
Pendaftaran dan pengambilan dilaksanakan 1 (satu) hari setelah pengumuman sampai dengan satu hari sebelum batas akhir pemasukan dokumen.
Untuk penyedia barang/jasa agar memperhatikan baik-baik persyaratan yang tertulis di pengumuman untuk pendaftaran ini. Karena banyak instansi yang mempersyaratkan bahwa yang mendaftar haruslah pemilik perusahaan yang namanya ada di dalam akta pendirian perusahaan atau yang memiliki wewenang untuk bertindak atas nama perusahaan dengan bukti otentik tertentu.
Sebenarnya, persyaratan ini bertujuan agar pada saat pendaftaran langsung dilaksanakan penandatanganan Pakta Integritas (untuk informasi ini silakan lihat disini pada pertanyaan nomor 51).
Hal lain yang harus diperhatikan sebelum mendaftar adalah persyaratan-persyaratan untuk membawa dan memperlihatkan dokumen-dokumen tertentu untuk dapat mengambil dokumen penawaran tersebut. - Rapat Penjelasan (Aanwijzing).
Aanwijzing dilaksanakan paling cepat 4 (empat) hari kerja sejak tanggal pengumuman. Hal ini agar penyedia barang/jasa memiliki cukup waktu untuk mempelajari dokumen dan mempersiapkan hal-hal yang dianggap kurang jelas agar dapat ditanyakan sewaktu rapat penjelasan.
Aanwijzing ini tidak bersifat wajib, dan ketidakikutsertaan dalam acara ini tidak dapat dijadikan alasan untuk menggugurkan peserta. Yang berhak ikut di dalam aanwizjing adalah peserta yang sudah mendaftar untuk mengikuti pelelangan.
Hasil aanwijzing bersifat mengikat kepada seluruh peserta, baik yang ikut maupun yang tidak mengikuti dan menjadi salah satu lampiran dari Dokumen Pengadaan.
Pada kegiatan inilah seluruh peserta dapat menyampaikan pertanyaan dan meminta informasi serta penjelasan seluas-luasnya kepada panitia, baik hal-hal yang bersifat administrasi maupun teknis. Setiap perubahan terhadap dokumen akan dicatat dan dimasukkan ke dalam Berita Acara Aanwijzing. Diharapkan pertanyaan dapat dituntaskan pada acara ini, karena setelah aanwijzing tidak diperbolehkan lagi peserta berkomunikasi dengan panitia untuk mempertanyakan aspek-aspek administrasi maupun teknis. - Pemasukan Penawaran.
Pemasukan dokumen penawaran dilaksanakan 1 hari setelah aanwijzing dan batas akhirnya minimal 2 hari setelah penjelasan. Lama waktu pemasukan disesuaikan dengan kompleksitas pelelangan. Bisa 2 hari (misal untuk ATK) dan bisa juga sampai 30 hari kerja.
Dalam pemasukan dokumen penawaran, beberapa hal yang harus diperhatikan oleh penyedia barang/jasa, yaitu: Dokumen yang dimasukkan harus diyakini sudah dalam kondisi lengkap, jangan sampai ada tertinggal 1-pun dokumen, baik administrasi maupun teknis. Karena kekurangan 1 dokumen, apalagi yang bersifat vital, dapat menggugurkan penawaran itu. Pemasukan dokumen juga harus memperhatikan batas akhir waktu pemasukan, karena selisih 1 menit saja dari batas akhir, dapat menyebabkan penawaran ditolak. - Pembukaan Dokumen Penawaran
Pembukaan dokumen biasanya dilaksanakan pada hari terakhir pemasukan dokumen. Pada saat pembukaan inilah biasanya ketegangan pertama dialami oleh penyedia barang dan jasa, dan bahkan bisa berujung pada keributan. Hal ini disebabkan, pada pembukaan dokumen, seluruh dokumen yang sudah masuk dicek satu persatu dan diperiksa kelengkapannya. Hasil dari pembukaan dokumen adalah sebuah berita acara yang berisi “lengkap” atau “tidak lengkap” dari dokumen penawaran. Namun, walaupun pemeriksaan kelengkapan dilakukan saat pembukaan ini, tahapan ini tidak menggugurkan peserta, karena pengguguran peserta baru dilakukan saat evaluasi. Tapi, kalau pembukaan saja sudah tidak lengkap, mana bisa dinyatakan lulus administrasi 😀
Disinilah biasanya penyebab keributan yang terjadi, sesama peserta akan saling berusaha menjatuhkan dengan menuntut kekurangan dari dokumen peserta. Hal ini terjadi karena kurang jelasnya hal-hal yang harus dilampirkan dalam dokumen pelelangan yang membuka kesempatan multitafsir. Juga karena kurang tegasnya panitia lelang saat pembukaan dokumen.
Sistem satu sampul juga membuka dokumen harga pada saat pembukaan dokumen, sehingga seluruh peserta dapat melihat harga satu sama lain. - Evaluasi Dokumen Penawaran
Inilah saat “hidup – mati” bagi peserta. Karena pada tahapan inilah penilaian dokumen administrasi, teknis maupun harga mereka dilakukan. Penentuan siapa yang memenangkan pelelangan juga akan dilihat pada tahapan ini.
Secara umum, ada 3 evaluasi yang dapat dilakukan pada tahapan ini, yaitu evaluasi / koreksi aritmetika harga (sebenarnya untuk kontrak lumpsum dapat tidak dilaksanakan), evaluasi administrasi, dan evaluasi teknis. Evaluasi administrasi akan mengecek semua dokumen administrasi secara detail, utamanya kebenaran dan keterbaruan (up to date) dari dokumen-dokumen tersebut. Pada tahapan ini, panitia juga dapat mengecek kepada pihak yang mengeluarkan dokumen mengenai kebenaran dokumen yang telah dikeluarkan. Pada tahap ini, panitia harus benar-benar melakukan evaluasi sesuai dengan persyaratan yang telah dituliskan di dalam dokumen pengadaan dan tidak boleh menambah atau mengurangi syarat apapun. Panitia jugaperlu menghindari penilaian yang sifatnya bias atau tidak substantif. Jangan sampai hanya karena dokumen penawaran dari peserta tidak dijilid spiral atau dijilid buku maka langsung digugurkan dengan alasan administrasi.
Pada tahapan ini panitia harus jeli, karena banyak juga akal-akalan peserta pengadaan. Misalnya dalam dokumen teknis, mereka hanya melakukan salin tempel (copy paste) antara spesifikasi yang diminta oleh panitia dengan spesifikasi yang ditawarkan. Hasilnya, pasti sesuai dengan permintaan dan lulus teknis. Namun, panitia harus membandingkan spesifikasi tersebut dengan brosur yang mereka lampirkan, sehingga tidak asal menilai lulus saja.
Semua hasil evaluasi harus dimasukkan dalam berita acara evaluasi yang ditandatangani oleh seluruh panitia. - Klarifikasi dan Pembuktian Kualifikasi
Dalam tahapan pengadaan dengan penilaian Pascakualifikasi, penilaian terhadap kualifikasi perusahaan dilakukan setelah evaluasi. Pada tahapan ini, panitia harus mengecek kebenaran dari data kualifikasi yang telah dimasukkan oleh peserta. Seperti kebenaran SIUP, Pajak, bahkan domisili perusahaan. Panitia juga dapat melakukan kunjungan ke perusahaan untuk melihat langsung apakah benar perusahaan tersebut ada atau cuma perusahaan fiktif. Juga dapat dilakukan pemanggilan kepada perusahaan untuk mengklarifikasi dokumen-dokumen yang telah dimasukkan terhadap dokumen aslinya. - Usulan, penetapan dan pengumuman pemenang
Patut dicatat bahwa kewenangan penentuan pemenang itu bukan berada pada panitia, melainkan pada Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). Panitia pengadaan hanya sekedar mengusulkan pemenang. PPK menetapkan berdasarkan hasil evaluasi yang telah dilaksanakan oleh panitia.
Setelah ditetapkan oleh PPK, pemenang diumumkan oleh panitia melalui papan pengumuman institusi. - Sanggahan
Peserta pengadaan berhak melakukan sanggahan apabila hasil pengadaan dianggap tidak sesuai dengan aturan yang berlaku atau terjadi penyimpangan atau KKN selama proses pengadaan. Disini juga sering terjadi kesalahan prosedur sanggahan. Sanggahan terdiri atas 2 tahap, yaitu sanggahan pertama yang ditujukan kepada PPK dan sanggahan banding yang ditujukan kepada atasan PPK yaitu Pengguna Anggaran (PA)/Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) dengan tembusan institusi pengawasan (Inspektorat). Kadang saking tidak sabarnya, peserta langsung melakukan sanggahan dengan tembusan kemana-mana. Saya pernah melihat sendiri surat sanggahan yang ditujukan ke Presiden Republik Indonesia, Wakil Presiden, Ketua MPR, Ketua DPR, dan lain-lain, dan lain-lain yang memenuhi halaman pertama. Yakinlah bahwa surat tersebut tidak akan diindahkan karena dari segi prosedur saja sudah tidak sesuai. Sanggahan banding yang ditembuskan kepada inspektorat atau BPK/BPKP sudah pasti akan ditindaklanjuti.
Demikian tulisan ketiga dari pengadaan barang dan jasa, semoga bermanfaat. Tulisan berikutnya saya akan membahas khusus mengenai pelaksanaan pengadaan secara elektronik atau e-procurement.
Jaminan pemeliharaan sebesar 5 % , dapatkah diatas 5%
pak khalid yang terhormat, saya mau tanya neh
apakah benar untuk pengadaan barang/jasa yang nilai pekerjaan nya di atas 1 M bisa menarik DP (uang muka) maksimal hanya 20% sedangkan yang di bawah 1 M bisa menarik uang muka (DP) maksimal 30% dari nilai kontrak nya ? adakah website atau peraturan yang menyatakan hal tersebut ? terima kasih sebelum nya 🙂
di negara-negara maju ‘pengadaan’ tidak serumit di Indonesia (mungkin karena manusia indonesia cerdas dan pandai-pandai)… artinya mental dan roh negara2 itu (walau ada yang atheis) lebih beradap…
@peter, maaf tidak ada gan…
@yayan, harus dilihat…yang menandatangani kontrak selaku PPK pada kedua kegiatan itu siapa? Kalau dia juga, ya tetap tidak bisa
@yeni, tidak ada aturan masa berlaku pelaksanaan pekerjaan, karena setiap pekerjaan spesifik. Yang terpenting adalah tidak melewati tahun anggaran kecuali kontrak tahun jamak
@rizal, maka bisa masuk ke pengadaan langsung apabila dibawah 100 juta atau penunjukan langsung apabila di atas 100 juta kepada penyedia spesifik dan hanya dapat dilakukan oleh 1 penyedia (Pasal 38)
@hamzah, tugas PPHP adalah memeriksa sesuai dokumen teknis. Apabila dokumen teknis menyebutkan fungsi dari alat, maka PPHP harus membuktikan alat tersebut berfungsi sesuai kebutuhan
@saroha, Silakan dibaca Pasal 56 Perpres 54/2010
@firdaus, PPHP diangkat oleh PA/KPA (Pasal 18 Ayat 1)
@ajie, wajib di website K/L/D/I, Papan Pengumuman Resmi untuk masyarakat, dan Portal Pengadaan Nasional melalui LPSE (Pasal 73 Ayat 3)
@lilis, SPK merupakan ikatan perjanjian setelah pemilihan. Kalau penawaran sudah mencantumkan merk, maka perjanjiannya juga harus berdasarkan merk yang ditawarkan.
@Wandi,
1. MoU dilakukan antar pimpinan institusi, bukan PA/KPA;
2. Harus lebih diperjelas kegiatannya apa. Kalau sifatnya honorarium, maka memang kena pajak.
@rendy, Perpres 54/2010 tidak mengatur PPTK. Masalah SK, dilihat lagi konsideran SK-nya, apakah tertulis “SK ini berlaku sejak Januari…” atau tertulis “SK berlaku sejak ditandatangani” Kalau sejak Januari, artinya yang dilakukan telah sesuai, tetapi kalau tertulis berlaku sejak ditandatangani, maka secara hukum kegiatan Januari-Februari tidak ada dasar hukumnya
@eddi, silakan menggunakan SBD Pengadaan Langsung saja
@Bang_ajie, selama anggarannya berasal sebagian atau seluruhnya dari APBN/APBD, maka wajib mengikuti ketentuan Perpres 54/2010 (Pasal 2)
@rolinton, tupoksi PPTK dapat dilihat pada Permendagri 21/2011
@purnomo, besaran honor disesuaikan dengan SBU atau SBK setempat
@hasanbisri, pada prinsipnya nilai jaminan pemeliharaan adalah 5%, kalau penyedia bersedia lebih dari itu sih silakan karena pada prinsipnya tidak merugikan negara, malah menguntungkan. Tetapi kalau penyedia menolak, mereka berhak untuk menolak menaikkan karena memang secara aturan hanya 5%
@imanda, silakan dibaca Pasal 88 Ayat 2
@jonhensem, jangankan pengadaan, coba lihat ketertiban, kebersihan, kerapian, dll di Singapura, Jepang, dll. Dalam segala aspek, mental bangsa kita masih harus ditingkatkan
Agar dapat dijawab dalam waktu singkat serta dapat didiskusikan bersama, mohon pertanyaan tentang PBJ dapat disampaikan melalui http://forum.pengadaan.org
Pak khalid saya mau nanya, Bagaimana sistim pengadaan makan minum untuk pasien RS sebelum lelang dilaksanakan (umpama lelang baru dilaksanakan pada bulan April) bagaimana dengan pengeluaran untuk makan pasien bulan Januari sampai dengan bulan April tersebut,terima kasih banyak atas jawabannya
mengingat kebutuhan makan minum pasien tidak bisa ditentukan setiap hari, minggu, bulan dan tahunnya, karena jumlah dan jenis penyakitnya selalu berubah.
jika harus dilelang bagaimana proses pelaksanaaanya?
terima kasih
Yth. Bpk. Khalid
Saya ingin menanyakan, apabila ada proyek lelang renovasi di instansi pemerintahan, apakah instansi tersebut diwajibkan juga membuat RAB, serta kalau ya, apakah calon peserta lelang juga diberikan RAB yg telah dibuat tsb. Dan kalau diberikan, kapan pa? apakah pada saat pendaftaran atau penjelasan pekerjaan. Terima kasih.
Yth Bapak Khalid
Bagaimana prosesnya pengadaan makan minum atlit pada PPLP yg sifatnya kontniutas mulai 1 januari s/d 31 Desember, DPA/DIPA disyahkan awal maret, dalam pepres dinyatakan kontrak dapat dilaksanakan setelah DIPA/DPA disyahkan
1. Bagaimana dan apa bentuk pengadaan yg tepat untuk bulan januari dan Februari
2. Siapa yg berhak menandatangani kontrak untuk Jan dan Februari (Kadis yg akan diusulkan sbg PA atau Kabid yg akan diusulkan sbg KPA), terima kasih
Nah, ini contoh perencanaan pengadaan yang tidak tepat. Seharusnya karena pekerjaan dimulai januari, maka penetapan anggaran juga harus disahkan desember.
Ini juga terjadi pelanggaran Pasal 7 ayat 2a, yaitu pengangkatan dan pemberhentian pejabat pada organisasi pengadaan terikat tahun anggaran, jadinya bingung siapa yang menandatangani kontrak.
Pak, saya mau tanya. Apabila ada kesalahan tulis dalam laporan penawaran, misal: nilai sewa motor dan mobil tertukar, apakah dibenarkan pihak dinas pekerjaan umum memotong/mengurangi nilai kontrak sebesar 20jt per paket penawaran?
Salam.. Pak Khalid, kami mhn diberikan sedikit ilmunya. kronologis: Saya ikut pelelangan pengadaan lampu jalan pada instasi pemerintah secara lpse, pada penawaran yg terupload saya lampirkan surat dukungan dan brosur dari merk A, sedangkan dalam pelaksanaan nya saya ingin merubah dan mengadakan barang dari merk B yang lebih murah harganya, akan tetapi spesifikasi dan kualitasnya sama dengan merk A, dan merk B tersebut juga memenuhi spesifikasi yang dipersyaratkan didalam dokumen lelang, apakah hal seperti ini diperbolehkan?? kalau memang boleh, dimanakah kita bisa mengambil dasar aturan/hukumnya?? terimakasih atas bantuannya.
salam…Pak Khalid, mohon penjelasan apakah dalam proses lelang pekerjaan ada syarat keharusan menjadi rekanan kerja di suatu departemen
Aslmkm pak khalid, kalo pengadaan spanduk dan nilainya hanya 20jt apakah perlu pihak ke pakai TDI percetakan? Mohon info besrta aturan yg berlaku. Trims
assalamualaikum pak….
saya baru saja memenangkan tender jembatan sebagai penawar terendah…. pada saat pengumuman tender… prusahan kami d tdk d mnangkan d karenakan kesalahan alamat dukungan bank… yg kami krimkan kepada yth. pokja kostruksi kab. …… pantia mengatakan alamat ini salah karena mnurut panitia yang alamat yg seharusnya kepada yth. pokja konstruksi tim II ulp kab. …… sdngkan klo kta mengkajinkmbali pepres tdk pernah dnsebut tim II ulp…. dan pada saat evaluasi mngapanprusahan kmi tdk d gugurkan krna kslahan admns.
mohon bantuannya pak….
maaf pak maksud saya yg kami krimkan kepada yth. pokja konstruksi ulp kab. ….. yg kami krimkan
terima kasih pak khalid, artikel yang sangat membantu kontraktor dan panitia dalam proses lelang.
sekedar sharing pak, kemarin saya mengikuti sebuah lelang pekerjaan, di sebutkan bahwa pengalaman yang harus dilampirkan min 4 thn (2015-2011). yang saya mau tanyakan apakah pengalaman perusahaan itu dihitung dari tanggal tanda tangan kontrak(2010) atau tanggal saat BA penyerahan ke II setelah masa pemeliharaan selesai (BA FHO. 2011)? kalau memang dihitung dari salah satu masa tsbt apa dasar hukum yang digunakan?
karena perusahaan kami digugurkan karena pengalaman pekerjaan dihitung dari tanggal kontrak(2010), padahal menurut pendapat kami pekerjaan dikatakan selesai jika serah terima pasca pemeliharaan di tanda tangani. mhn koreksi dan jwaban nya pak.tks
Pak Khalid Ysh. Kami berada di daerah Perbatasan dan memiliki keterbatasan Sarana Teknologi Informasi dan Komunikasi. Menindaklanjuti hal tersebut maka pada tahun 2014 disepakati MoU antara Pemerintah Kabupaten dengan PT. Telkom Indonesia tentang Pembangunan Sarana dan Prasarana TIK. Di tahun yang sama PT. Telkom menindaklanjuti hal tersebut dengan membangun Jaringan Fiber Optic di kota kami dan menyediakan Layanan AstiNet pada jaringan tersebut. Pada tahun 2015 Pemerintah Kabupaten menganggarkan anggaran untuk berlangganan Layanan AstiNet tersebut untuk seluruh SKPD yang anggarannya dipusatkan pada SKPD saya dengan jumlah kurang lebih Rp. 900.000.000,- (sembilan ratus juta rupiah).
Selanjutnya sesuai prosedur PT. Telkom bahwa kami harus melakukan pendaftaran untuk dapat berlangganan layanan tersebut dan hal tersebut telah kami lakukan dengan mengajukan permohonan berlangganan dan telah berjalan sampai pada saat ini, dengan proses pembayaran melalui Tagihan Rekening Bulanan yang disampaikan oleh pihak Telkom.
Terkait dengan Mekanisme pengadaan barang dan jasa pemerintah maka Apakah di awal berlangganan kami harus melakukan Lelang untuk dapat berlangganan Layanan tersebut pak?? Terima kasih.
mau tanya, apakah Lembaga Swadaya Masyarakat bisa mengikuti proyek pengadaan jasa? contohnya jasa film dengan nilai proyek diatas 100jt….tanpa memiliki SIUP? dan boleh atau tidak jika proyek pengadaan jasa tersebut dilakukan melalui penujukan langsung oleh PPK nya? Terimakasih ^_^